Apa itu ISO

Apa itu ISO?
ISO adalah Internasional untuk Standardisasi (International Organization for Standardization) dan disingkat ISO. ISO adalah badan penetap standar internasional yang terdiri dari wakil-wakil dari badan standardisasi nasional setiap negara. Sebelum menjadi nama ISO pada awalnya lembaga tersebut bernama IOS. Tetapi sekarang lebih sering menggunakan singkatan ISO

Penerapan ISO di suatu perusahaan berguna untuk:

1. Meningkatkan citra perusahaan
2. Meningkatkan kinerja lingkungan perusahaan
3. Meningkatkan efisiensi kegiatan
4. Memperbaiki manajemen organisasi dengan menerapkan perencanaan, pelaksanaan, pengukuran dan tindakan perbaikan (plan, do, check, act)
5. Meningkatkan penataan terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan dalam hal pengelolaan lingkungan
6. Mengurangi risiko usaha
7. Meningkatkan daya saing
8. Meningkatkan komunikasi internal dan hubungan baik dengan berbagai pihak yang berkepentingan
9. Mendapat kepercayaan dari konsumen/mitra kerja/pemodal.

ISO 9001
ISO 9001 merupakan standar internasional di bidang sistem manajemen mutu. Suatu lembaga/organisasi yang telah mendapatkan akreditasi (pengakuan dari pihak lain yang independen) ISO tersebut, dapat dikatakan telah memenuhi persyaratan internasional dalam hal manajemen penjaminan mutu produk/jasa yang dihasilkannya.

Generic Generic berarti standar yang sama dapat diterapkan pada berbagai organisasi, besar atau pun kecil, apapun produk dan layanannya, dalam sembarang aktifitas suatu sektor, dan apakah itu adalah perusahaan business, layanan publik atau departemen pemerintahan.

Sistem manajemen mengacu pada apa yang organisasi lakukan untuk mengelola proses, atau aktivitas, sehingga produk atau jasa memenuhi tujuan yang telah ditetapkannya sendiri, seperti:

Memenuhi persyaratan kualitas pelanggan,
Sesuai dengan peraturan, atau
Tujuan lingkungan.
ISO 9001 adalah standar internasional yang diakui untuk sertifikasi Sistem Manajemen Mutu (SMM). SMM menyediakan kerangka kerja bagi perusahaan dan seperangkat prinsip-prinsip dasar dengan pendekatan manajemen secara nyata dalam aktifitas rutin perusahaan untuk terciptanya konsistensi mencapai kepuasan pelanggan.

Pengguna ISO 9001:
Setiap jenis organisasi dapat mengambil manfaat dari penerapan atas persyaratan-persyaratan ISO 9001 berdasarkan delapan (8) prinsip-prinsip manajemen :

1. Organisasi yang berfokus pada pelanggan
2. Kepemimpinan
3. Keterlibatan orang
4. Pendekatan terhadap proses pendekatan yang sistematik pada manajemen
5. Pembuatan keputusan berdasarkan
6. Pendekatan nyata
7. Hubungan dengan pemasok yang saling menguntungkan
8. Peningkatan berkesinambungan

Manfaat dari ISO 9001

Manfaat-manfaat yang diperoleh dari pendaftaran ISO 9001 adalah:
Kepuasan pelanggan – dengan penyampaian produk secara konsisten dalam memenuhi persyaratan-persyaratan pelanggan.
Mengurangi biaya operasional – dengan peningkatan berkesinambungan pada proses-proses dan hasil dari efisiensi operasional.
Peningkatan hubungan pada pemegang kepentingan – termasuk para staf, pelanggan dan pemasok
Persyaratan kepatuhan hukum – dengan pemahaman bagaimana persyaratan suatu peraturan dan perundang-undangan tersebut mempunyai pengaruh tertentu pada suatu organisasi dan para pelanggan anda.
Peningkatan terhadap pengendalian manajemen resiko – dengan konsistensi secara terus-menerus dan adanya mampu telusur suatu produk dan pelayanan.
Tercapainya kepercayaan masyarakat terhadap bisnis yang dijalankan – dibuktikan dengan adanya verifikasi pihak ketiga yang independen pada standar yang diakui.
Kemampuan untuk mendapatkan lebih banyak bisnis – khususnya pemenuhan spesifikasi-spesifikasi pengadaan yang membutuhkan sertifikasi sebagai suatu persyaratan untuk melakukan suplai barang dan jasa.

Pendaftaran sertifikasi ISO 9001
Proses registrasi berikut dengan tiga langkah sederhana:

Aplikasi permohonan pendaftaran dilakukan dengan melengkapi kuestioner SMM
Asesmen terhadap ISO 9001 yang dilakukan oleh satu badan sertifikasi – dimana suatu organisasi haruslah dapat menunjukkan bahwa manajemen mutu yang dilakukannya telah benar-benar berjalan secara minimal dalam jangka waktu tiga bulan sesuai seluruh urutan (siklus) dari audit internal
Permohonan pendaftaran disetujui oleh satu badan sertifikasi, berikut tahapan selanjutnya harus dilakukan oleh klien. Program 6 bulanan atau 12 bulanan (tahunan) kunjungan audit pengawasan (surveilans) haruslah benar-benar dilaksanakan serta proses sertifikasi ulang setelah tiga tahun masa berlakunya sertifikasi ISO 9001 tersebut.

Iso 9001:2008 terdiri dari lima (5) bagian, antara lain:

1. Guidance on ISO 9001:2008 Sub-clause 1.2 'Application' Standar QMS iso 9001 : 2008 berisi sejumlah persyaratan. Persyaratan-persyaratan ini bersifat umum sehingga dapat diterapkan oleh setiap perusahaan dari berbagai jenis bidang usaha, baik besar maupun kecil. Apabila terdapat kegiatan atau aktivitas yang tidak relevan dengan persyaratan standar iso 9001, persyaratan itu dapat diabaikan.  Dokumen panduan nomor 1: Guidance on ISO 9001:2008 Sub-clause 1.2 'Application' menjelaskan aplikasi persyaratan iso 9001:2008 yang sesuai dengan aktivitas perusahaan, termasuk contoh-contoh praktis jika terdapat sejumlah persyaratan yang tidak relevan dengan kegiatan operasi perusahaan sehingga sejumlah persyaratan tertentu dapat diabaikan.
2. Guidance on the Documentation requirements of ISO 9001:2008 . Penerapan sistem manajemen mutu iso 9001:2008 memerlukan sejumlah dokumen. Dalam dokumen panduan ini dapat dibaca dokumen-dokumen yang harus dibuat, disosialisasikan dan diterapkan oleh setiap perusahaan atau organisasi yang berkeinginan mengembangkan sistem manajemen sesuai dengan standar manajemen terbaru.
3. Guidance on the Terminology used in ISO 9001 and ISO 9004 . Standar iso 9001 2008 ditulis dalam bahasa Inggris. Kerap ditemui berbagai istilah-istilah atau terminologi yang terkadang sulit dipahami. Untuk menghindari kesalahpahaman dalam penafsiran terminologi standar, tim pembuat standar menyusun tabel yang menjelaskan arti dari istilah-istilah yang terdapat dalam standar ISO 9001-2008.
4. Guidance on the Concept and Use of the Process Approach for management systems . QMS ISO 9001:2008 menawarkan konsep "process approach". Mengadopsi konsep 'process approach" diawali dari pemahaman definisi suatu proses dan jenis-jenis proses. Menurut iso 9000, proses adalah sekumpulan aktivitas atau kegiatan. Sebuah proses memiliki input dan output. Keterangan lebih lanjut tentang suatu proses dapat dibaca dalam dokumen panduan ini, yang menerangkan konsep "process approach" dan keuntungan bagi perusahaan bila mengadopsi konsep tersebut.
5. Guidance on 'Outsourced Processes' . Standar iso memberi perhatian khusus bagi 'outsourced processes', karena proses ini mempunyai dampak terhadap kinerja suatu perusahaan.Guidance on 'Outsourced Processes' merupkan panduan mekanisme kontrol bagi outsourcing process.

Bagaimana Mengurus Sertifikasi ISO 9001:2015?

Seperti yang kita ketahui bahwa Sertifikasi ISO 9001:2015 hanya dikeluarkan oleh lembaga/Badan sertifikasi resmi. Di Indonesia terdapat banyak Badan sertifikasi resmi yang  dapat mengelarkan sertifikat ISO 9001:2015 tersebut, seperti SGS, TUV,BVQI, URS, DQS, NQA,  dll. Sertifikasi ISO

Untuk dapat mengajukan sertifikasi ISO 9001:2015 ke badan Sertifikasi maka perusahaan/organisasi harus memenuhi persyaratan berikut, antara lain:

1. Telah menerapkan sistem manajemen mutu IS0 9001:2015
2. Lulus audit sertifikasi

Bila perusahaan/organisasi telah menerapkan ISO 9001:2015 perusahaan/organisasi dapat  mengajukan diri untuk diaudit ke badan sertifikasi yang dikehendaki. Pada ISO 9001 sebelumnya (2008),  Badan sertifikasi akan meminta perusahaan untuk mengirimkan dokumen ISO 9001 seperti  pedoman mutu, kebijakan mutu, sasaran mutu, 6 prosedur wajib, prosedur kerja departemen / bagian, bukti pelaksanaan internal audit dan rapat tinjauan manajemen. Namun pada ISO 9001:2015 ini, Sebelum dilakukan proses audit, Badan Sertifikasi akan meminta informasi-informasi tertulis (documented information) yang membuktikan perusahaan telah menerapkan ISO 9001:2015, seperti dokumen Konteks Organisasi, Identifikasi Internal/Eksternal Issue, Identifikasi kebutuhan dan ekspektasi Stake Holder, Risk Assessment Report, Kebijakan, Objective, bukti internal audit & management review, serta beberapa prosedur/informasi tertulis terkait dengan core process (proses inti). Tidak ada lagi keharusan mengirim 6 prosedur wajib dan Pedoman mutu (manual). Namun perusahaan dapat saja menempatkan context organisasi dalam dokumen yang disebut pedoman mutu atau manual perusahaan. Sertifikasi ISO

Jumlah hari dan waktu yang dibutuhkan untuk audit sertifikasi ditentukan oleh ruang lingkup, jumlah karyawan dan bidang pekerjaan dari perusahaan/organisasi. Secara teknis, audit sertifikasi dilakukan dalam 2 stage:

1. stage 1, tahap ini bertujuan memeriksa pemenuhan persyaratan dokumentasi, oleh beberapa Badan Sertifikasi stage 1 ini biasanya dilakukan Off site, tidak perlu datang ke perusahaan (mempertimbangkan urgency-nya)
2. stage 2, untuk memeriksa pemenuhan persyaratan implementasi secara keseluruhan di perusahaan/organisasi

Bila tidak ditemukan kegagalan Major pada saat audit dan semua kegagalan minor & observasi telah dilakukan perbaikan maka perusahaan/organisasi dapat dinyatakan lulus Sertifikasi ISO 9001:2015. Sertifikat akan diterbitkan oleh Badan Sertifikasi  rata-rata 1 bulan setelah semua temuan diperbaiki. Sertifikasi ISO

Sertifikat ISO 9001:2015 berlaku untuk 3 tahun. Di antara 3 tahun itu, Badan Sertifikasi akan melakukan audit surveillance 6 bulan sekali atau satu tahun sekali untuk memastikan konsistensi penerapan ISO 9001:2015 di perusahaan/organisasi. Setelah 3 tahun, Perusahaan akan diaudit re-sertifikasi, untuk pembaharuan dan perpanjangan sertifikat.

Besarnya biaya sertifikasi ISO 9001:2015 tergantung bidang pekerjaan dan, ruang lingkup dan besarnya perusahaan/organisasi.  Dan setiap badan sertifikasi pun memiliki standar harga yang berbeda-beda pula. Setidaknya sebuah perusahaan yang akan melakukan sertifikasi ISO 9001:2015 harus mempersiapkan :

• Biaya audit sertifikasi à Dikeluarkan di awal pengajuan sertifikasi
• Biaya audit surveillance à Dikeluarkan menjelang surveilance (6 bulan sekali atau setahun sekali).

Proses Sertifikasi  dapat berjalan dengan lancar bila perusahaan telah menerapkan persyaratan ISO 9001:2015 secara konsisten.

NOTE: Mendapatkan Sertifikat ISO 9001:2015 bukanlah tujuan akhir, melainkan langkah awal demi meningkatkan kinerja perusahaan dengan mengimplementasikan persyaratannya secara konsisten dan berkesinambungan.

Catatan :

Sebelum mendapatkan Sertifikasi ISO, Perusahaan wajib memiliki SOP terlebih dahulu.

Apakah Bapak/Ibu sedang pusing dengan SOP HRD?
Kabar baiknya kami dapat membantu memberikan contoh SOP HRD tinggal diedit sesuai kondisi ditempatnya, Cukup Transfer Rp. 100.000 saja, dalam waktu 2 x 24 Jam Kami akan mengirimkan ke Alamat Emailnya

Transfer ke BCA No. 27700365051 a.n Kesty Nelvrida

Konfirmasi Pembayaran Via WA Klik disini

Bonus : E-book Tips Praktis Menulis SOP Perusahaan